Prof. Dave Ulrich, maha guru terkemuka HR (Human Resource) dan bisnis, memperkenalkan model organisasi HR “Bangku Kaki 3”. Fungsi HR harus bertransformasi untuk mewujudkan model organisasi ini. Bagaimana membangun model organisasi HR “Bangku Kaki 3” tersebut, dan apa tantangannya?
Sejak menerbitkan bukunya yang meraih best seller HR Champions tahun 1997, Dave Ulrich, Profesor pada Ross Business School, University of Michigan, ini semakin dikenal luas sebagai pemikir terkemuka dalam bidang HR di dunia. Ulrich diberi predikat guru manajemen nomor 1 di dunia oleh Business Week, satu dari 5 coach manajemen terkemuka di dunia oleh Forbes, dan salah satu pemikir bisnis terbaik di dunia oleh Thinker’s 50.
Dalam buku HR Champions, Ulrich menegaskan bahwa para professional HR harus mengemban 4 peran dalam organisasi untuk berhasil:
Administrative Expert, Employee Champion, Change Agent, dan Strategic Business Partner. Administrative Expert bermakna bahwa HR harus mumpuni dalam pengadministrasian kepegawaian, dan peran ini hanya bisa dilaksanakan dengan dukungan sistem informasi kepegawaian modern. Prinsipnya, peran administrasi ini harus terus dikurangi, tidak boleh lagi mayoritas waktu fungsi HR tersita mengurusi administrasi kepegawaian, seperti yang kini masih banyak terjadi.
Peran fungsi HR harus bergeser kepada aspek yang lebih strategis bagi keberhasilan organisasi. Dimulai dengan Employee Champion, yang bermakna HR adalah fungsi yang paling memahami tentang dukungan yang diperlukan agar pegawai menjadi lebih kompeten, berkinerja tinggi, dan memiliki tingkat keterikatan (engagement) yang lebih tinggi. Peran berikutnya adalah menjadi agen perubahan (Change Agent), di mana para profesional HR mampu menginisiasi dan mengelola perubahan yang dibutuhkan organisasi untuk berhasil.
Setelah 3 peran utama tersebut dijalankan, HR harus berperan sebagai mitra strategis organisasi (Strategic Business Partner), di mana HR mampu memahami strategi organisasi, mengeksekusi strategi tersebut dengan menyelaraskan strategi dan program HR untuk mendukung implementasi strategi organisasi, serta memberikan masukan dalam formulasi strategi organisasi berdasarkan analisis berbasis data terkait sumber daya manusia.
Ulrich melihat kunci sukses dari transformasi peran HR tersebut adalah sejauh mana kemitraan antara fungsi HR dengan fungsi-fungsi bisnis terjadi. Transformasi peran fungsi HR kepada aspek yang lebih strategis ini menimbulkan konsekuensi terhadap model organisasi HR yang tepat. Timbul pertanyaan dari banyak pakar manajemen dan praktisi HR seperti apakah model organisasi yang tepat untuk bisa menjalankan transformasi peran HR tersebut?
Segera setelah buku tersebut mendapatkan respon yang sangat kuat oleh pasar, muncul model organisasi HR yang kemudian dikenal dengan Ulrich Model “Three-Legged Stool” atau “ Three Box Model”. Sering juga disebut dengan “HR Business Partnering Model”. Ulrich sendiri tidak pernah menyebut model tersebut adalah hasil karyanya langsung, tetapi hasil interpretasi oleh banyak pihak berdasarkan berbagai riset dan pengalaman.
HR Service Delivery: “Three-Legged Stool” atau “ Three Box Model”
Bagaimana fungsi HR memberikan layanan (HR service delivery) kepada organisasi kini berubah dengan cepat dengan terjadinya pergeseran peran HR dan kemajuan teknologi. Pertama, berkaitan dengan kompetensi dari profesional HR untuk bisa mentransformasikan peran tersebut. Kedua, berhubungan dengan bagaimana fungsi HR bisa menyederhanakan proses HR agar bisa memberikan layanan yang dibutuhkan kepada organisasi dan karyawan secara efektif.
Apa yang disebut dengan “HR service delivery”? Fungsi HR bertanggung jawab terhadap rangkaian informasi dan layanan bagi organisasi dan karyawan, termasuk onboarding, penggajian, manajemen benefit, training dan pengembangan, peningkatan kinerja dan kompetensi karyawan, dan sebagainya. Praktik pemberian layanan ini disebut dengan “HR service delivery”. Terdapat banyak peluang untuk menerapkan strategi HR kepada seluruh langkah pengelolaan karyawan.
Seberapa efektif profesional HR mengimplementasikan layanan HR akan berdampak kepada pengalaman (experience) dan keterikatan (engagement) dari karyawan maupun kepada keberhasilan HR dalam mendukung eksekusi dari strategi organisasi.
Model “HR service delivery” pada dasarnya terbagi ke dalam 2 jenis. Pertama, model tradisional. Di mana jasa-jasa yang diberikan didesentralisasi dan diisi terutama oleh staf HR
generalis. Mereka memberikan layanan kepada setiap unit bisnis secara langsung pada level lokal. Mereka memberikan pelayanan HR yang disesuaikan dengan kebutuhan karyawan, manajer maupun eksekutif organisasi.
Kendatipun model ini masih banyak dipakai oleh organisasi berukuran kecil, tetapi ketinggalan jaman untuk menjawab kebutuhan organisasi yang berukuran lebih besar. Manajer HR bisa kelebihan beban ketika harus bertanggung jawab untuk menyediakan seluruh layanan HR dan terlalu banyak waktunya tersita untuk mengurusi tugas-tugas administrasi. Hal ini akan menimbulkan frustrasi bagi para karyawan karena tidak bisa mendapatkan respon cepat terhadap pertanyaan dan permasalahan mereka.
Kedua, model “Bangku Kaki 3” atau Model “3 Kotak”, di mana fungsi HR dijalankan oleh 3 kelompok profesional HR dengan keahlian yang unik, yakni (1) HR Business Partner; (2) HR Centres of Excellence; dan (3) HR Shared Services.
- HR Business Partner.
Peran strategis profesional HR di sini adalah berkonsultasi langsung dengan pimpinan unit bisnis terkait isu-isu sumber daya manusia yang mempengaruhi kinerja utama dari organisasi. Termasuk mendesain dan melaksanakan program rekrutmen, perencanaan suksesi, peningkatan kinerja, manajemen talenta, dan sebagainya. Lajimnya peran ini dijalankan oleh staf HR yang di tempatkan di unit kerja, di mana mereka bekerja sebagai generalis membantu staf dan manajer dengan dukungan HR serta memberikan advis sesuai dengan kebutuhan bisnis. Staf HR ini merupakan penghubung antara pimpinan unit kerja dengan fungsi HR. Mereka bertindak sebagai “konsultan internal” terhadap pemimpin senior dan/atau manajer lini.
- Centres of Expertise atau Centres of Excellence (CoE)
Terdiri dari tim kecil ahli dengan keahlian HR spesialis yang bekerja bersama untuk mengembangkan dan mempromosikan praktik terbaik area keahlian di bidang HR. Termasuk training dan pengembangan, mendesain remunerasi yang kompetitif, manajemen hubungan industrial, manajemen perubahan, pelaksanaan rekrutmen, dan lain-lain.
- Shared Services.
Layanan bersama (shared services), yakni unit HR yang lebih besar yang menangani aktivitas-aktivitas administratif untuk mendukung unit bisnis dan para karyawan lainnya. Misalnya, daripada melaksanakan aktivitas penggajian dan monitor cuti karyawan dari
berbagai lokasi kantor, layanan bersama mengkonsolidasikan dan mensentralisasikan aktivitas administratif semacam itu melalui satu tempat pemrosesan. Bisa dikelola secara internal atau dialihdayakan kepada pihak ketiga. Biasanya didukung juga oleh portal/web/aplikasi yang bisa dimanfaatkan secara mandiri oleh para karyawan. Untuk permintaan yang lebih kompleks disediakan help desk yang bisa dihubungi dengan mudah oleh karyawan.